Trong một thời gian dài, công tác quản lý lưu trữ của Trung Quốc đã phải đối mặt với các vấn đề như lưu trữ phân tán, hỗn loạn, chất lượng hỗn hợp, số lượng lớn và biệt lập, chưa đáp ứng được yêu cầu của xã hội về lưu trữ tập trung, có hệ thống, chất lượng cao và chuyên biệt. Người quản lý lưu trữ rất cần một phương pháp quản lý lưu trữ hiện đại để đáp ứng nhu cầu xã hội ngày càng tăng. Từ hàng nghìn năm lịch sử quản lý lưu trữ, quản lý lưu trữ đã phát triển từ hệ thống không độc lập sang hệ thống độc lập, từ quản lý đơn giản đến quản lý phức tạp, từ quản lý kinh nghiệm đến quản lý khoa học, từ quản lý thủ công sang quản lý máy tính, từ hệ thống đóng sang hệ thống mở. Năm 2017, do sự phát triển không ngừng của các công nghệ cốt lõi như công nghệ RFID, Internet vạn vật, nhận dạng hình ảnh và phân tích dữ liệu lớn, thị trường bán lẻ không người lái ở Trung Quốc bắt đầu tăng trưởng, thúc đẩy ngành công nghiệp container bán lẻ thông minh của Trung Quốc không ngừng nâng cấp. Đồng thời, nó cũng khiến người dân nhận thức được lợi ích của công nghệ RFID trong quản lý và nhanh chóng lan rộng sang nhiều ngành nghề khác nhau, trong đó lưu trữ sách là một trong những lĩnh vực quan trọng nhất. Theo nghiên cứu của chúng tôi, vào năm 2022, các công ty thiết bị thông minh hàng đầu đã chứng kiến ​​​​tốc độ tăng trưởng hơn 200% về khối lượng vận chuyển tủ hồ sơ thông minh RFID. Hơn nữa, tỷ lệ thâm nhập của tủ hồ sơ thông minh RFID hiện nay chỉ là 4% và có tiềm năng phát triển rất lớn.

2. Quy trình nộp đơn

Nhập tủ lưu trữ: Nhân viên sẽ gắn thẻ điện tử RFID vào túi hoặc sách lưu trữ, đồng thời lưu trữ các thông tin cơ bản và trả lại hồ sơ của kho lưu trữ hoặc sách trong thẻ điện tử RFID.

Cho vay lưu trữ: Người nhận có thể nhận dạng chính mình bằng cách quẹt thẻ hoặc khuôn mặt, sau khi vào hệ thống, họ có thể mở cửa tủ để cho mượn hồ sơ, sách của mình. Sau khi hoàn thành, hệ thống sẽ tự động kiểm tra, xác minh tên các file hoặc sách họ đã nhận được. Nó hỗ trợ mượn nhiều sách cùng một lúc và có thể được trang bị tính năng nhận dạng khuôn mặt, quét mã QR, chứng minh thư, thẻ đọc, v.v.

Trả lại kho lưu trữ: Nhân viên trả lại công cụ có thể tự nhận dạng bằng cách quẹt thẻ, nhận dạng khuôn mặt, v.v. Sau khi vào hệ thống, họ có thể mở cửa tủ để trả lại kho lưu trữ hoặc sách. Sau khi hoàn thành, hệ thống sẽ tự động kiểm tra, xác minh kho lưu trữ hoặc sách được trả về.

Kho lưu trữ: RFID chỉ có thể tự động ghi lại việc nhập và xuất kho lưu trữ hoặc sách và có thể tạo các báo cáo quản lý khác nhau trong thời gian thực.

3. Ưu điểm ứng dụng

So với tủ hồ sơ truyền thống, tủ thông minh RFID có những ưu điểm sau:

l Quản lý tự động: Tủ lưu trữ thông minh RFID có thể tự động nhận dạng, phân loại, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ thông qua công nghệ RFID, giảm sự can thiệp thủ công và nâng cao hiệu quả và độ chính xác của quản lý lưu trữ.

l Giám sát thời gian thực: Tủ lưu trữ thông minh RFID có thể theo dõi trạng thái và vị trí của tài liệu lưu trữ theo thời gian thực, giúp nhân viên quản lý thuận tiện nắm bắt tình hình tài liệu lưu trữ bất cứ lúc nào cũng như xử lý và phân bổ chúng kịp thời.

l Bảo mật cao: Tủ lưu trữ thông minh RFID áp dụng các biện pháp bảo mật tiên tiến như nhận dạng dấu vân tay, bảo vệ mật khẩu, v.v., có thể ngăn chặn hiệu quả việc mua lại hoặc giả mạo tài liệu lưu trữ bất hợp pháp.

l Khả năng truy xuất nguồn gốc mạnh mẽ: Tủ hồ sơ thông minh RFID có thể ghi lại các thông tin như vị trí lưu trữ và lịch sử mượn của từng tệp, giúp nhân viên quản lý thuận tiện theo dõi và quản lý nó