Trường Y Harvard (HMS) báo cáo rằng kể từ khi ra mắt giải pháp RFID để quản lý 4.300 tài sản của mình, thời gian kiểm kê tài sản của trường đã giảm 75%, đồng thời có nhiều khả năng hiển thị hơn về vị trí của các tài sản có giá trị cao. và đảm bảo Chúng có thể dễ dàng tìm thấy trong các cuộc kiểm toán của chính phủ.

Bộ giải pháp RFID này được cung cấp bởi RadiantRFID và bao gồm thẻ RFID UHF thụ động gắn liền với tài sản, 1128 đầu đọc cầm tay từ Technology Solutions (UK) Ltd., và các ứng dụng web Radiant để lưu trữ và quản lý dữ liệu. Thông tin quản lý tài sản dựa trên RFID sẽ được tải lên hệ thống Tài sản cố định Oracle (OFA) của Trường Y Harvard.

Trường Y Harvard có khoảng 4.300 tài sản giá trị cao trong tổng số 15.000 tài sản cố định, bao gồm máy chủ, tủ ấm, tủ đông y tế, máy ly tâm, kính hiển vi để nghiên cứu DNA và máy xử lý nhiệt. Jeff DiCiaccio, giám đốc chiến lược mua sắm của trường, đã giới thiệu việc triển khai thành công.

Trường Y Học Harvard

Gần một nửa số tài sản này được mua bằng nguồn vốn bên ngoài, bao gồm các khoản tài trợ và hợp đồng do chính phủ tài trợ, và nhà trường có trách nhiệm đảm bảo rằng những tài sản này là an toàn. Để đảm bảo điều này, Trường Y Harvard đệ trình báo cáo kiểm toán cho Price Waterhouse mỗi năm một lần và tiến hành kiểm kê tài sản nội bộ. Di Qiaggio nói: "Chúng ta phải chăm sóc tốt cho tài sản mà chúng ta sử dụng và mua để nghiên cứu."

Trước khi triển khai RFID, Trường Y Harvard đã sử dụng lao động thủ công để thực hiện kiểm kê tài sản. Thông thường, mỗi tài sản được nhập vào nền tảng Oracle Asset Workbench và được gán một nhãn mã vạch in. Cùng với các nhà phân tích tài chính tài sản cố định và Di Qiaggio, Giám đốc Hoạt động Nghiên cứu (ROM) mang theo bảng tính Microsoft Excel và đi qua từng phòng ban hoặc phòng thí nghiệm để tìm tài sản. Mỗi khoa hoặc phòng thí nghiệm có một số thứ tự duy nhất.

Vì không có máy quét mã vạch nên họ dùng mắt để xác nhận dữ liệu, so sánh với thông tin trong phòng đã cho trên bảng tính, và viết ghi chú hoặc ghi lại sự khác biệt.

Nếu họ gặp bất kỳ thẻ tài sản nào không được liệt kê trên bảng tính, họ phải tra cứu nó trong hệ thống OFA trên máy tính để xác định những tài sản này thuộc bộ phận nào. Sau đó nhập thủ công kết quả kiểm kê tài sản và tải lên OFA. Đây không chỉ là một quá trình rất mất thời gian mà còn có thể gây ra thiệt hại cho những tài sản có giá trị lớn đó. Ví dụ, Khoa Sinh học Thần kinh tại Trường Y Harvard đã liệt kê hơn 800 tài sản trong một bảng tính dài 16 trang.

Di Qiaggio sẽ tổ chức các cuộc họp về tài sản với các nhà quản lý tài sản của bộ phận, đồng hành cùng nhóm nghiên cứu tài sản thông qua phòng thí nghiệm và giúp họ kiểm kê tài sản. Quá trình này mất trung bình hai giờ để tìm ra 50 tài sản. Di Qiaggio cho biết: "Các quy trình thủ công như vậy không hiệu quả và không bền vững vì tài sản của trường tăng khoảng 1.000 mặt hàng mỗi năm. Vì vậy, chúng tôi phải hành động để tìm các giải pháp thay thế."

Vì vậy, Trường Y Harvard đã tiến hành đấu thầu hai tháng cho các giải pháp tự động hóa vào mùa hè năm 2017, sau đó đánh giá hồ sơ dự thầu và tiến hành đấu thầu lần thứ hai trước khi trao hợp đồng. Sau khi chọn giải pháp của Radiant, trường cao đẳng bắt đầu thử nghiệm thực địa ở hai khoa tự nguyện tham gia thử nghiệm: Sinh học Tế bào và Dự án Khoa học Trị liệu Harvard. Trường y khoa vượt qua những thách thức của việc đọc chéo trong việc lắp đặt các đầu đọc để đảm bảo rằng chúng không bị các phòng liền kề bắt giữ.

Giải pháp này sau đó đã được đưa ra vào tháng 7 năm 2018, sau đó Trường Y Harvard phải mất 18 tháng để gắn nhãn lại các tài sản hiện có và tài sản mới nhận được bằng thẻ RFID. Các thẻ được đặt hàng trước này sẽ được liên kết với các nội dung cụ thể và mỗi thẻ cũng như các nội dung liên quan của nó cũng sẽ được liên kết với một phòng cụ thể. Giải pháp Theo dõi tài sản ảo (VAT) dựa trên đám mây của Radiant đi kèm với một ứng dụng di động có tên VAT2Go.

Khi nhân viên bắt đầu đếm, họ sẽ sử dụng VAT2Go chạy trên iPhone, vào tòa nhà và căn phòng họ đang vào, quét mã vạch và đọc thẻ RFID. Sau khi các thẻ được đọc, họ có thể xem kết quả trong ứng dụng để xác nhận rằng tất cả nội dung đều ở đúng vị trí cũng như nội dung bị thiếu và thừa trong phòng. Các kết quả này được đồng bộ hóa với ứng dụng VAT2Go trực tuyến, người dùng có thể tải xuống và tạo báo cáo rồi tải lên OFA (OFA vẫn là hệ thống hồ sơ tài sản cố định của Trường Y Harvard).

Di Qiaggio cho biết: "Ứng dụng web này cho phép chúng tôi thực hiện các thay đổi riêng lẻ hoặc quy mô lớn bằng cách tải lên hoặc theo cách thủ công, chẳng hạn như phân bổ lại tài sản đến một vị trí khác." Trường Y Harvard cũng có thể sử dụng Giải pháp RFID loại bỏ OFA Một số tài sản trong hệ thống VAT và xóa chúng khỏi hệ thống VAT. Các lợi ích của quản lý RFID bao gồm kiểm kê tài sản chính xác và hiệu quả hơn, có nghĩa là người quản lý tài sản và ROM không phải làm gián đoạn việc nghiên cứu tài sản của họ khi họ thực hiện kiểm kê tài sản với chúng. Quá trình kiểm kê tài sản thực tế cũng ít phá hủy hơn so với thủ công.

Việc triển khai công nghệ này cũng gặp phải một số khó khăn, và kinh phí là một thách thức quan trọng để làm chậm quá trình dự án. Một số thành viên rời dự án và chuyển sang làm công việc khác, và dịch COVID-19 đã khiến trường học phải đóng cửa vào tháng 3 năm 2020, chỉ cho phép những nhân viên cần thiết vào làm. Trên thực tế, bản thân Di Qiaggio không thể tiếp cận hiện trường, vì vậy anh ta đã gửi nhãn hiệu cho Sophia Xu, một nhà phân tích tài chính tài sản cố định tại Trường Y Harvard, người có thể tiếp tục đánh dấu, đếm tài sản và cập nhật OFA trong khuôn viên trường.

Di Qiaggio cho biết kể từ khi hệ thống đi vào hoạt động, nhà trường chỉ tiến hành kiểm kê tài sản do dịch bệnh. Có nghĩa là, kết quả của kiểm kê này chứng minh rằng hệ thống RFID có thể tiết kiệm thời gian. Một trong những ưu điểm của RFID là bất kể những tài sản này thuộc về Khoa Sinh học Tế bào, Khoa Sinh học Thần kinh, hay thậm chí là một trường Harvard khác ở khu vực Cambridge, RFID đều có thể đọc tất cả các tài sản trong phòng mà không cần phải so sánh các tài sản. thông tin cho từng khoa hoặc phòng thí nghiệm.

Cuộc đánh giá do PricewaterhouseCoopers thực hiện không cần đọc thẻ RFID, nhưng RFID cung cấp hỗ trợ dữ liệu cần thiết cho cuộc đánh giá để nhà trường có thể tìm thấy bất kỳ tài sản nào được chọn để đánh giá và đảm bảo rằng nó luôn sẵn sàng khi đánh giá viên đến. Ngày nay, nó cũng bao gồm kiểm tra ảo trong các cuộc họp Microsoft Teams.

Trong tương lai, Di Qiaggio hy vọng rằng công nghệ RFID có thể mang lại lợi ích cho những thay đổi khác, chẳng hạn như việc cải tạo không gian phòng thí nghiệm. Đầu đọc RFID có thể quét các vật dụng trước khi phòng được tân trang, và sau đó quét lại khi đồ vật được chuyển vào phòng mới được tân trang lại để tránh việc đồ đạc bị thất lạc.

Một lợi ích khác là khả năng sử dụng trình đọc để tìm kiếm Thẻ RFID trong chế độ bộ đếm Geiger để xác định vị trí tài sản bị mất. Di Qiaggio nhớ lại tình cờ đọc được nhãn của một máy ly tâm làm lạnh vô hình vào năm 2019. "Lúc đó tôi đang quét nhưng không thể nhìn thấy bằng mắt thường. Khi di chuyển đầu đọc đến gần nguồn tín hiệu, tôi tìm thấy nội dung này trong một ngăn kéo bằng gỗ. Nếu không có RFID, tôi có thể nghĩ rằng nội dung này đã bị mất. Bị đánh cắp hoặc bị loại bỏ. Với RFID, tôi có thể thấy tài sản vô hình. "

Ngoài Trường Y Harvard (HMS), các hệ thống RFID hiện đang được triển khai hoặc đưa vào sử dụng tại Khoa Nghệ thuật và Khoa học của Đại học Harvard (FAS), Trường Kỹ thuật và Khoa học Ứng dụng (SEAS) và Viện Wyss (Wyss Institute). Theo Diqiaggio, Wyss đã hoàn thành việc gắn thẻ RFID cho tất cả các tài sản cũ, trong khi FAS và SEAS hiện đang gắn thẻ cho khoảng 8.000 tài sản. Bốn trường cao đẳng có tổng cộng khoảng 100 tòa nhà, và mỗi tòa nhà đều chứa tài sản.