Thẻ điện tử lưu trữ RFID là thẻ điện tử được sử dụng để quản lý và theo dõi tài liệu lưu trữ. Nó có thể chứa thông tin cơ bản về tệp, chẳng hạn như số tệp, tên tệp, loại tệp, ngày tạo, v.v. Bằng cách kết hợp các thẻ điện tử với các kho lưu trữ thực tế, có thể nhanh chóng xác định vị trí, truy xuất và theo dõi các kho lưu trữ.

Thẻ điện tử lưu trữ RFID thường được triển khai bằng công nghệ nhận dạng tần số vô tuyến (RFID) không dây hoặc công nghệ mã vạch. Khi sử dụng công nghệ RFID, mỗi tệp được kèm theo một thẻ RFID chứa một số sê-ri duy nhất mà đầu đọc RFID có thể đọc và ghi. Khi sử dụng công nghệ mã vạch, mỗi kho lưu trữ sẽ được dán nhãn mã vạch chứa thông tin lưu trữ, có thể quét bằng máy quét mã vạch.

Việc sử dụng thẻ điện tử RFID trong kho lưu trữ có thể cải thiện đáng kể hiệu quả và độ chính xác của việc quản lý kho lưu trữ. Bằng cách quét thẻ điện tử, nhân viên có thể nhanh chóng tìm thấy các tập tin cần thiết, tránh quá trình tìm kiếm thủ công tẻ nhạt. Trong khi đó, thẻ điện tử có thể ghi lại trạng thái mượn và trả lại tài liệu lưu trữ, đạt được khả năng giám sát và theo dõi lưu thông tài liệu lưu trữ theo thời gian thực, giảm nguy cơ mất hoặc thất lạc tài liệu lưu trữ.

Ngoài ra, thẻ điện tử lưu trữ RFID cũng có thể được kết hợp với hệ thống quản lý lưu trữ để đạt được việc quản lý thông tin lưu trữ tự động. Bằng cách tương tác với hệ thống quản lý lưu trữ, có thể thực hiện cập nhật thông tin lưu trữ theo thời gian thực, cải thiện tính chính xác và kịp thời của quản lý lưu trữ.